Průvodce personální psychologií
Filozofická fakulta Masarykovy univerzity
PhDr. Zuzana Slováčková, Ph.D., Mgr. Pavla Horáková, Mgr. Dušan Rendoš

Pohovory a další metody výběrového řízení

Na našem, relativně malém, trhu se v posledních letech začaly nekontrolovatelně objevovat různé publikace poskytující zaručené rady uchazečům o zaměstnání o tom, jak se připravit a chovat na pracovním pohovoru. Hodně z těchto publikací tvoří příručky, které poskytují různé „triky“, jak personalistu ošidit.

Existuje však málo literatury, která by personalistům či psychologům předávala tipy, jak pohovor vést tak, aby byl co nejkvalitnější a efektivní. Potřeba obdobné publikace vyvstává nejen z potřeby vytvoření protiváhy k obdobným příručkám poskytujícím „vychytralé rady“, ale také proto, že pracovní pohovor je jednou z prvních interpersonálních interakcí, do kterých se po nástupu do praxe personalista dostane. Rozhodně je neopominutelný také fakt, že pracovní pohovor (tak jako i další metody popsané v naši publikaci) představuje prostor, ve kterém nezkušený psycholog nebo personalista lehko podlehne představě své vlastní superiority nebo omnipotence. Dostane totiž do svých rukou moc. Moc rozhodovat o komoditě, jejíž cena v současné ekonomické situaci hlavně v Evropě stoupá závratným tempem. Tou komoditou je práce. Zcela bez nadsázky tedy můžeme říct, že rozhodování o přijetí či nepřijetí do pracovního poměru znamená možnost výrazně ovlivnit budoucí osud člověka a kvalitu jeho života.

K tomu, aby člověk mohl pohovor vést, rozhodně nemusí být psycholog. Když ale chceme, aby pohovor nebyl jen vágním nestrukturovaným povídáním, měla by mít osoba u pohovoru určité kompetence a znalosti o smyslu pohovoru. Interview musí mít svůj cíl. Cílem je prověření, zda je daná osoba vzhledem k vybírané pozici vhodná, má požadované znalosti, zkušenosti a kompetence.

I když pohovor není pro jeho účastníky rovnocenná situace, a my z pozice personalisty či personálního psychologa v něm vystupujeme v pozici autority, není tomu tak, že by se na pohovor měl připravovat jen uchazeč.

Příprava na pracovní pohovor

Příprava na pracovní pohovor začíná již analýzou pracovní pozice a vytvořením profilu vhodného/ideálního kandidáta. Od těchto věcí se odvíjí nejen otázky, které budeme uchazeči pokládat (a které musíme mít připraveny), ale také forma a organizační stránka pohovoru jako takového.

Pro místo konání přijímacího pohovoru můžeme vybírat z několika možností. Můžeme využít naše vlastní prostory (v případě, že jsou reprezentativní), např. kancelář nebo zasedací místnost. Kancelář využíváme samozřejmě v případě, že není sdílená, aby nás nikdo v průběhu pohovoru nerušil. Vhodnějším, a často i reprezentativnějším, řešením je zasedací místnost, ve které se na stole na rozdíl od kanceláře nehromadí dokumenty k vyřízení. Výhodou uspořádání pracovního interview ve vlastních prostorách je určitě úspora našeho času a také to, že účastníkům už můžeme zlehka představit pracovní prostředí a firemní kulturu. Uchazeč má tak možnost lépe si představit svoji novou práci v případě přijetí. Na co je ale zcela jistě potřeba myslet, je rezervace dané místnosti, a její případný úklid po předcházející aktivitě.

U menších firem, podnikatelů, či méně prestižních pozic není ničím výjimečným, když se pracovní pohovor odehrává v kavárně. Výhodou této varianty může být neutrální území, na kterém se účastník může cítit více uvolněně. V případě zmiňované varianty je potřeba dbát na to, aby se jednalo o klidné a spíše tiché místo, kde nebudeme vyrušováni jinými hosty nebo obsluhou (např. při roznášení obědů). Výběru místa je proto potřebné věnovat zvýšenou pečlivost. Prostory musí být také reprezentativní a doporučujeme uchazeči vhodným způsobem zdůvodnit, proč pohovor neprobíhá v prostorách firmy.

Kromě zmíněných připravených otázek a přípravy prostor bychom měli mít připravený také životopis kandidáta, který je důležitým opěrným bodem výběrového řízení. Životopis doporučujeme mít v tištěné podobě, a to ze dvou důvodů – můžeme si do něj dělat doplňující poznámky a nevytvoříme mezi sebou velkou bariéru otevřeným notebookem a zapisováním poznámek do něj, co může vzbuzovat dojem, že uchazeče neposloucháme. To samé platí o dalších podkladech, například výsledcích psychologických testů, nebo různých dotazníků v případě, že byly vyplněny předem.

V případě, že máme více pohovorů za sebou, musíme do plánování zahrnout nejen časové rezervy (a na každého účastníka počítat s dostatkem času), ale také přestávky na oddych a na utřídění si myšlenek z předchozího pohovoru.

Průběh pracovního pohovoru

Těsně před pracovním pohovorem počítejte s tím, že se uchazeč dostaví pravděpodobně o přibližně 10 až 15 minut dřív. V úvodu uchazeče s úsměvem přivítejte a odveďte do místnosti, kde bude pohovor probíhat. Jak uvádíme v kapitole o etiketě, je na Vás, abyste při seznamování podali ruku jako první. Uchazeče usaďte, a v případě, že to možnosti dovolují, nabídněte mu malé občerstvení (vodu, čaj, kávu). Než občerstvení přineseme, doporučujeme nechat uchazeče vyplnit a podepsat souhlas se zpracováním osobních údajů, například v této podobě:

Na úvod je vhodné položit uchazeči několik obecných otázek, například ohledně jeho cesty k nám apod., které mají anxiolytický účinek, pomohou nám odbourat prvotní bariéry a navodit přátelskou atmosféru. Hlavně v začátcích naší práce pomůže uvedený small-talk i nám k většímu uvolnění, které zmírní strojenost při pokládání otázek.

Co se týče sezení, je vhodné sednout si naproti uchazeči s tím, že mezi sebou máme pracovní stůl. Ten pomůže jednak nám vymezit si svoji pozici a držet si hranice, a také účastníkovi, aby se cítil bezpečně. Uvedené však není podmínkou a záleží velmi na firemní kultuře, setkat se můžete také s pohovorem v méně formálním prostředí, třeba na sedacích pytlích v tzv. kreativní místnosti.

Strukturu průběhu pohovoru tvoří většinou tyto 3 fáze:

1. Představení naší společnosti účastníkovi,
2. prostor pro představení se účastníka (např. na základě životopisu),
3. další postup – Co by, kdyby…

Uvedená struktura samozřejmě není obligátní. Na úvod můžeme zařadit například prostor pro účastníka a pro vyjádření jeho představ o námi inzerované pozici, které následně doplníme.

Animace ukázkových otázek personalisty při pracovním pohovoru

Sledujte animaci personalisty a uchazeče v situaci pohovoru na pozici HR konzultanta. Zkuste si sami pro sebe odpovědět na následující otázky personalisty. Jak byste odpovídali Vy na pozici uchazeče? Zkuste se zamyslet, proč personalista klade takové otázky.

Představení naší společnost účastníkovi

V úvodu této fáze se můžeme účastníka zeptat, co o naší společnosti ví, a proč si vybral právě tu naši. Zde se zaměřujeme na to, jestli se uchazeč na pohovor připravoval, co o nás ví, a jaké jsou důvody jeho zájmu. Jeho odpověď pak můžeme doplnit například o informace o historii společnosti, aktuální situaci, strategii a vizích, hodnotách a všem, co považujeme za důležité. Vhodně působí také odkrytí některých informací nesouvisejících přímo s prací, jako jsou pořádané firemní akce a další prvky firemní kultury.

Prostor pro představení se účastníka

Pod názvem této části nemáme na mysli pouze jméno a věk účastníka, ale vše relevantní, co s účastníkem souvisí. Právě tato část je prostor, který má účastník k tomu, aby se „předvedl“ a ukázal co v něm je.

Fázi můžeme začít vybídnutím účastníka, ať nám o sobě něco řekne, nebo s ním projít jednotlivé položky z jeho životopisu s tím, aby nám o každé z nich něco řekl (tento postup nazýváme také chronologický/biografický pohovor – sestupný, nebo vzestupný). V případě, že chceme vyzkoušet také jazykové dovednosti účastníka, může probíhat část této fáze v cizím jazyce.

Do této situace patří také zařazení různých dalších metod, jakými jsou například modelové situace (prodejní rozhovor, případové studie, a další) další aktivity (např. behaviorální pohovor). Rozebíráme požadované kompetence, jakými může být například řešení konfliktů, schopnost kooperace a jiné.

Příklady nejčastěji pokládaných otázek:

• Jaké jsou Vaše silné a slabé stránky?
• Jak řešíte konflikty? Vzpomeňte si na nějaký konkrétní a popište jeho průběh.
• Co Vás v práci nejvíce motivuje?
• Jaká by byla Vaše ideální zaměstnání?
• Jakou práci si neumíte představit, že byste dělal?
• Jaké je Vaše platové očekávání?
• Kdy jste v průběhu dne nejaktivnější?
• Proč bychom měli vzít právě Vás? V čem jste lepší než ostatní?
• A další…

Příklad netradičních otázek:

(využívají se ke sledování kreativity nebo reakcí na neobvyklé situace, popř. lze vidět způsob úvahy daného uchazeče)

• Kolik semaforů je ve městě?
• Co byste dělali jako tužka v mixéru, který se zapne?
• Co byste dělal, kdybyste byl Krtečkem?
• A další…

Na co se neptat?

Existují otázky, jejichž pokládání je dle platné legislativy České republiky nepřípustné. Jedná se o tzv. diskriminační otázky. Jejich zodpovídání by mohlo znevýhodňovat jisté skupiny uchazečů.

Zaměstnavatel nesmí při výběru zaměstnanců vyžadovat informace týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, členství v odborových organizacích, náboženství, filozofického přesvědčení, sexuální orientace, není-li jejich vyžadování v souladu se zvláštním právním předpisem, dále informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním právním předpisem. Na žádost uchazeče o zaměstnání je zaměstnavatel povinen prokázat potřebnost požadovaného osobního údaje. Hlediska pro výběr zaměstnanců musí zaručovat rovné příležitosti všem fyzickým osobám ucházejícím se o zaměstnání.

Na pomezí etiky jsou také otázky, týkající se toho, zda uchazeč holduje alkoholu, rád riskuje, nebo jestli má/plánuje děti, apod. I na obdobné věci se však lze zeptat sofistikovaně:

Máte děti?	Naše firma nabízí jako jeden z firemních benefitů letní tábor pro děti. Měli byste o tento benefit zájem?
Rádi riskujete?	Naše společnost má ve svém vozovém parku rychlá a výkonná auta z důvodu úspory času. Nepřekáží Vám to?
Máte rádi alkohol?	U recepce máme v plánu vybudovat minibar. Využíval byste ho?

---

Cvičení 5-1: Korektnost výroků

Procvičovací odpovědník – Pohovor – Korektnost výroků
Rozhodněte, zda jsou následující výroky korektní v situaci výběrového řízení/pohovoru. Otázky jsou zaměřené na diskriminační chování. Některé odpovědi mají více správných možností.

Odpovědník v Informačním systému MU

---

Další postup – Co by, kdyby …

Závěr patří obvykle informacím o dalším postupu výběrového řízení. Fázi lze otevřít otázkou, zda má uchazeč nějaké další otázky. Tím zároveň sledujeme jeho zájem o danou pozici po pohovoru. Zde je dobrým znakem, pokud se uchazeč vyptává a projevuje zájem. Když jsou dotazy vyčerpány, a uchazeč se ještě nezeptal, je vhodné informovat jej o dalším průběhu výběrového řízení, zejména v jakém časovém horizontu může očekávat výsledky. Naše práce tím ale nekončí. V návaznosti na vykonaný pohovor navazuje vypracování zprávy. U hodnocení kandidáta samozřejmě nesmíme zapomínat na možný výskyt percepčních chyb (viz kapitola Assessment centrum).

---

Cvičení 5-2: Percepční chyby

Procvičovací odpovědník – Pohovor – Percepční chyby
V tomto úkolu se nachází příklady, ve kterých se může a nemusí objevit percepční chyba, Vaší úlohou je zkusit odhadnout, která o kterou chybu se jedná (nápovědou vám může být kapitola o Assessment centru).

Odpovědník v Informačním systému MU

---

Uvedený postup není návodem, je spíše ukázkou jedné z používaných forem.

Dle jejich formy pohovoru můžeme pohovory rozdělit na:

• Strukturované – s pevně danými otázkami a jejich pořadím,
• semistrukturované – s danými oblastmi, kterých se chceme dotknout,
• volné – vyplývající ze situačního kontextu (někdy nazývané také i nedirektivní interview).

Typy pohovorů

Nátlakový pohovor (Stress interview)

Pro uchazeče bývá tento typ pohovoru nejméně příjemný. Jak už samotný název napovídá, jeho cílem je dostat uchazeče pod tlak a pozorovat, jak se s ním vypořádá – například reakce na arogantní chování. Zde je potřeba uvézt, že takovýto pohovor neprospívá dobrému jménu firmy a jeho etická stránka je rovněž diskutabilní.

Behaviorální pohovor (behavioral interview)

Jeho cílem je zjistit připravenost uchazeče vzhledem k dané pozici a prověřit validitu uchazečových výpovědí. U tohoto pohovoru je vhodná přítomnost dvou personalistů, kdy jeden klade otázky a pozoruje reakce uchazeče, a druhý zapisuje jeho odpovědi. Otázky jsou zaměřeny na konkrétní chování v minulosti a jeho následků. Tento typ pohovoru snižuje možnost stylizace účastníka.

Pohovor je založený na systematickém kladení otázek zaměřených na reálné pracovní situace, se kterými se uchazeč setkal, a jejich řešení.

Pohovor jako sebeprezentace

Uchazeč dostane vymezený časový úsek na to, aby se co nejlépe odprezentoval přímo na místě před personalistou/personalisty, jako kdyby šlo o jakýkoliv jiný produkt.

Několikakolové pohovory (Follow-up interview)

Spočívají v tom, že obdobný pohovor povede s uchazečem více různých lidí, například personalista, nadřízený, manažer apod. Mezi jednotlivými pohovory může být různě dlouhý časový odstup, můžou však také následovat hned po sobě. V případě, že se každý z personalistů ptá na jiné kompetence, jedná se o tzv. sekvenční interview (The Sequential Interview).

Telefonický pohovor (telephone interview)

Využívá se většinou jako první kolo pohovorů. Metoda šetří čas a její výhodou je, že v případě potřeby můžeme uchazeče zastihnout nepřipraveného a tudíž více spontánního. Vhodný je například pro prověření komunikačních, jazykových, prodejních a dalších dovedností. Opakem je interview v přímém kontaktu – Face-to-Face interview.

Pohovory u oběda nebo večeře (meal/lunch and diner interview)

U nás nejsou zatím moc rozšířené a jejich využití je zejména při obsazování vyšších pozic. Cílem může být prověření sociálních dovedností uchazeče pod tlakem.

Video pohovory (video interview)

Představuji 2 typy pohovorů, a to buď pohovor v klasické podobě, kde spolu komunikuje uchazeč a personalista v reálném čase prostřednictvím videohovoru (např. přes Skype), anebo tzv. videodotazník. Videodotazník je metoda, při které je uchazeči zobrazována otázka a jeho odpověď a reakce jsou zaznamenávány pomocí webkamery a mikrofonu. Metoda představuje vhodný způsob preselekce z velkého počtu uchazečů, což pro personalisty znamená časovou úsporu.

Případové studie (case interview)

Zde se jako personalisté zaměřujeme na úroveň analytického myšlení uchazeče a jeho schopnosti řešit problémy. Nezaměřujeme se zde tolik na výsledek, jako na samotný průběh a postupy řešení. Účastníkovi zde můžeme předkládat i reálné situace, které v zaměstnání buď aktuálně řešíme, nebo které budou později v náplni práce uchazeče.

Skupinový pohovor (group interview)

Probíhá jako klasické interview s tím rozdílem, že přítomno je více uchazečů najednou. Metoda šetří čas a mezi výhody patří to, že při zakomponování modelových situací si kandidáti můžou navzájem přehrávat různé role, např. prodejce vs. zákazník, a my máme více prostoru je u toho sledovat.

Panelové interview (panel/comittee interview)

Jedná se v podstatě o pracovní pohovor před komisí, kde je přítomno více personalistů, nebo přítomných osob ze strany zaměstnavatele.

Může se stát, že po pohovoru bude uchazeči oznámeno, že místo získal, ale že druhý den cestuje (např. na školení do ciziny). Jak vidíte, uchazeč musí být připraveny skutečně na všechno. Nesmíme zapomínat také na to, že role „tváře zastupující firmu“ se nezbavíme ani ve volném čase při různých společenských aktivitách, při kterých se s uchazeči můžeme potkat neformálně.